Gyakran találkozunk csodálkozó alapítókkal, akik azt kérdezik: miért nem úgy alakult egy-egy projekt, ahogy azt elképzelték!? Ha mélyére ásunk a problémának, általában alultervezettséget, és nem megfelelő projekt előkészítést találunk.
Ügyfeleinket igyekszünk megóvni az ilyen jellegű csalódásoktól, és szeretnénk segíteni azzal, hogy már az elején körültekintően tervezünk. Fontos minél pontosabban megfogalmazni célokat, elvárásokat, szállítandókat.
Szeretnénk a kezedbe adni néhány olyan projekt briefing alapot, amit átgondolva nagyban elősegítheted leendő projekted sikerét. Használd őket legjobb belátásod szerint!
Mi is az a projekt briefing?
Egyszerűen megfogalmazva egy dokumentum, ami körülírja a webes vagy mobilalkalmazás ötletet. Tartalmazza az alapvető elvárásokat, célokat, a projekt határait (scope) és függőségeit. Ezen kívül leírja, hogy milyen időkeretben gondolkozunk, és mi szükséges a projekt sikeréhez.
Egy kellő körültekintéssel tervezett briefing körül kell hogy írja, hogy kitől, miért, mit és mikor várunk a projekt sikere érdekében.
Mennyire fontos egy projekt briefing?
Ha valaha terveztél utazást, akkor tudod, hogy mennyire fontos egy jó térkép. Ehhez hasonlóan a projekt briefing is útmutatásokkal szolgál az elérendő célhoz, segít, hogy az sikeresen megvalósulhasson. Végső soron biztosítja, hogy a projekt úgy haladjon, ahogy azt elvárjuk. Segít a megalapozott döntések meghozatalában, elősegíti a jó menedzsmentet. Egy projekt indításakor ne hagyjuk figyelmen kívül ezeket az előnyöket!
A jó projekt brief végső soron elvezet egy hatékony projekthez
Egy jó projekt összefoglaló segít, hogy megértsük a projekthez szükséges aktivitásokat. Megmutatja, hogy melyik eszköz szolgálja legjobban a sikert, és előre tudhatjuk, hogy milyen kihívásokra számítsunk, milyen problémák fordulhatnak elő, és hogyan oldhatjuk meg a lehető leghatékonyabban őket. Segít, hogy céltudatosan haladjunk és eredményes legyen a munkánk.
A jó projekt brief időt és pénzt takarít meg
Ahogy korábban említettük, a projekt brief megérteti velünk, hogy mi kell ahhoz, hogy a projekt tényleg sikeres legyen. Előzetes iránymutatást ad a beszállítóknak, akik így a kezdetektől egy nevezőn vannak velünk, tudják hogyan álljanak neki a munkának. Segít csökkenteni a félreértéseket, ezáltal a zsákutcák, vargabetűk esélyét. Végsősoron segít megelőzni a felesleges kiadásokat, és időbeni csúszásokat a projektben. Ehhez azonban a briefnek tényleg jónak kell lennie.
A jó brief segít a költségek ésszerűsítésében
Amint tudjuk, hogy mit szeretnénk megvalósítani, fontos, hogy közös látásunk legyen a beszállítóinkkal. Megfelelő projekt brief birtokában a beszállítónak nem kell újra kutatásokra költeni, versenytársakat elemezni, vagy a célcsoportról adatokat gyűjteni. Ezeket az információkat megismerheti egy jó projekt briefből, ezáltal a teljes projekt költséget csökkenthetjük.
Projekt brief írás lépésről-lépésre
A projekt brief hossza eltérő lehet. Minél komplexebb a projekt elképzelés, annál körültekintőbb kell legyen a briefing is. Segítünk, hogyan haladj a briefing dokumentum elkészítésével:
Írd körül a cég/vállalkozás profilját: mielőtt belemegyünk a részletekbe, fontos, hogy ismertessük, hogy kinek készül a projekt és milyen célból.
Ha megmutatjuk, hogy kiknek és miért dolgozunk, segítjük megérteni a márkánk lényegét és üzenetét. Fontos, hogy megemlítsük, hogy mire fókuszál a projektünk, és mik a főbb funkciói.
Írd körül miről szól a projekted: Ezen a ponton szükséges, hogy egy áttekintést adjunk arról, hogy miről szól a projektünk. Mit nyújt a projekt: egy új terméket (mobil app, weboldal, webáruház stb.), szolgáltatást vagy újragondol valami már létezőt?
Fontos, hogy bemutassuk a projekt résztvevőit (stakeholderek), és az egyes felelősségeket definiáljuk hozzájuk. Végül azonosítani kell a kritikus részleteket, szükségleteket, függőségeket. Ez nagyon fontos.
Határozd meg a célokat: A pontos célok meghatározása szükséges ahhoz, hogy egy projekt sikerességét meghatározhassuk.
Használjuk a “SMART” megközelítést: a célok legyenek Specifikusak (Az 5W módszer itt hasznos: ki (who), miért (why), mikor (when), mit (what) és hol (where)), Mérhetőek (esetleg írjunk le néhány KPI-t vagy metrikát), Elérhetőnek (Achievable), Realisztikusak, és Időtartamhoz kötöttek (Timely).
Azonosítsd a célközönséget: Ez segít abban, hogy biztos lehess benne, hogy a projekted nekik szól, és rájuk van szabva. Segít, hogy olyan dolog készüljön, ami találkozik a célcsoport igényeivel.
Szánj rá időt, hogy megértsd őket. Beszélgess velük. Kérdezd meg mi a fontos számukra, mik a preferenciáik és mitől félnek. Ez nagyon sokat segít, hogy kiszolgálhasd majd őket.
Tervezd meg az időzítést és a büdzsét: fontos meghatározni az időkeretet és a pénzügyi keretet. Ez segít a kapkodás megelőzésében, ami mindig rossz hatással van egy projekt kimenetelére.
Határozd meg, hogy mikorra és minek kell elkészülnie, és erre milyen anyagi keret áll rendelkezésre. Sokszor az anyagi keret tudatában a beszállítók is jobban meg tudják választani a legmegfelelőbb eszköztárat. Szintén segít a prioritási sorrend, és a potenciálisan elérhető eredmények meghatározásában.
Definiáld a projekt kiterjedését (scope): Az elérendő mérföldkövek, a funkcionális határok jó megfogalmazása nagy segítség, hogy azt kapjuk, amit elképzeltünk. Ne mást, és ne kevesebbet.
Meg kell fogalmaznunk, hogy mire terjed ki a projekt, és mire nem. Mi tartozik az elvárásaink közé, és mi nem. Mit várunk, hogy a beszállító mindenképpen szállítson, és mi mutat túl az elvárásainkon.
Mit tartalmaz egy jó projekt brief?
- Áttekintés a projekt hátteréről
- Projekt ambíciói, céljai
- Kihívások, amivel találkozni fogunk
- Célközönség leírása
- Versenytársak ismertetése
- Időzítés
- Elérhetőségek
Mi a jól működő szoftverek közös ismérve?
A fejlesztési projekt sikere nagyban függ az előzetes tervezés precizitásától.
A megfelelő terv segít a hatékony kivitelezésben, és minden résztvevőnek egyértelművé teszi az elvárásokat és a kapcsolódó mérföldköveket. Soha ne indítsunk projektet megfelelő projekt briefing nélkül.
